給与計算代行や給与計算アウトソーシングとは、御社の仕事のうち給与計算（とそれに付随する業務）の部分を請け負ってくれることです。給与計算代行会社、給与計算アウトソーシング会社に御社が給与計算を発注し、それらの会社が御社の従業員の給与計算をしてくれます。もちろんその代金を御社から代行・アウトソーシング会社に支払います。

これらの業者はどのようなことをしてくれるのでしょうか？そのサービス内容をご紹介します。

１、アウトソーシングの基本となるサービスとは

給与計算の代行やアウトソーシングの会社では、必ず同じサービスをするわけではありません。より多様なニーズに応えて、顧客を獲得するために各社さまざまなプランを用意しているほか、オーダーメイドのサービスにも力をいれています。そのように多種あるサービスのなかでも、基本的なサービスには次のようなものがあります。

まずは、当然に給与・賞与計算です。各社のシステムに顧客ごとの給与規定や体系に合わせた設定を行い、月ごとの給与計算や、期ごとの賞与の計算をします。もちろん計算をするだけのはずはなく、明細書作成や送付、オンライン給与明細への対応、データ保存・閲覧提供などのサービスを代行します。

また、毎年やってくる年末調整の作業が、多忙な12月に代行してもらえるメリットの一つでしょう。会社の手を煩わせることなく、各社は御社の従業員に直接、年末調整に必要な書類一式を送り、記載方法問い合わせに対応し、回収して、内容チェックや検算を行います。年末調整業務にありがちな、提出遅延の従業員への督促や、必要な源泉徴収票の配布はもちろん、各自治体への提出まですることが珍しくありません。

地方税については、前社員分の税額通知書を御社から代行業者に一括で送れば、封筒を開けて内容を確認し、登録をしたうえで、御社の個々の従業員や御社に控えを渡します。自治体から問い合わせがある際には、御社が対応する必要はなく、代行業者が詳細につき説明します。

２、顧客に合わせて広がるサービス

給与計算を請け負う以上、１で紹介したような基本となるサービスは、多少の違いはあれ各社共通です。しかし、その他のサービスとなると、その範囲は広がり、給与計算の業務内容を大きく超えて、顧客へのきめ細かなサービスを各社が競っています。
たとえば、業者のシステムに御社や御社の従業員がログインすることで、Web上で各種帳票の閲覧や、人事・給与データのダウンロードができたり、過去の給与明細を遡って見たりするサービスを提供する業者が少なくありません。

また、事システムの提供や、人事コンサルティングのサービスをします。たとえば、経営問題のうち人事的なものを見つけ出し、改善を提案します。改善のために場合によっては組織のあり方や人事制度、社員教育内容を見直す提案もすることがすることがあるでしょう。本業以外にこうした業務上の改善をする手間は企業が巨大化すると大変なものです。そこで業者に任せることで、顧客は本業に専心できるメリットがあるのです。

３、代行・アウトソーシング利用に向いている企業とは？

代行・アウトソーシング利用に向いている企業とはどんな企業でしょうか。ひとことで言えば大企業です。従業員数が500名ほどになれば給与計算の代行またはアウトソーシングを利用すべきです。

その規模になれば給与計算を外注するメリットは会社の経営に大きく貢献します。たとえば数千名の従業員がいれば、給与や人事に関わる従業員も多数抱えています。また、これほどの規模になれば合併を経た履歴もあるかもしれません。そうすると業務担当者がダブついている、というようなことも珍しくありません。

そこでコンサルティングを兼ねた給与計算代行業者の活用で、その業務の大部分を外注し業務担当者数の大幅削減の可能性が大いにあります。また、会社の成長期には法律順守やセキュリティ規制も整える必要があります。成長の過度期だからこそ、早めのアウトソースで今後の成長にともなう変化に、業者に一括対応してもらうことがメリットとなります。

アウトソーシングを利用することは人件費や時間の節約になるだけではありません。

給与計算にはさまざまな資料が必要であり、そのもととなる知識が不可欠です。会計の知識、税金の知識、社会保険の知識、労働基準法など法令の知識、各種手続きの知識とそれを行うための準備を整える知識、さらに作業をスムーズにするために各従業員に必要情報や知識を周知させる関連知識などです。

そのために、給与計算や人事などの担当者は専門の、しかも最新の知識を備えるため、いつも情報収取を怠りなくしなければなりません。これは作業時間以外に別途必要となる勉強時間です。ところが給与計算やその関連業務を外注すれば、深い専門知識を備える従業員は不要となります。多少の知識があれば代行業者からの指摘や情報提供だけで社内業務は可能になるからです。その時間を企業の利益創出につなげることがアウトソーシングを利用する価値の最大のものといえるでしょう。