新入社員が入ったら、所得税や住民税について事業主はどのようなことをすればよいのでしょうか。それぞれ準備から初回の給与明細作成までの流れに沿って説明します。

１、所得税の手続き

新入社員が御社の給与から支払うべき所得税は、個人個人で支払うのではなく、給与支給時に予め控除して預かっておき、事業主が従業員にかわって納税する、ということに法律上決められています。ですから、所得税に関する手続きは新入社員の給与支給時から始まるわけですが、その時になっては間に合いません。

（１）扶養控除等（異動）申告書の提出

新入社員が入社したら、事業主は年金手帳や雇用保険被保険者証など必要書類のほか、身元保証書など個々の事業主が決めている必要書類を提出してもらいます。そのときに、「扶養控除等（異動）申告書」の提出も求めます。この扶養控除等（異動）申告書を使用して、給与計算時に控除すべき所得税の額を算出するからです。

扶養控除等（異動）申告書とは、その新入社員に扶養する（養っている）親族がいることの申告書です。独身貴族と違って養うべき家族がいる人の所得税を少なくして家計の負担を減らすため、被扶養者について把握しておくのです。

（２）所得税の源泉徴収額の算定

源泉徴収税額表を見て、源泉徴収税額を決定し、給与明細作成時にその金額を該当欄に記入し、給与支給額の算定をします。

本来所得税は1年分の所得を税務署に申告し、それに対して所得税が課税されてから、1年分の所得税を支払う、というものです。給与所得など源泉徴収されない所得については、その原則通り確定申告などを基に、1年分を一括で手続き・納税しますね。

しかし、給与所得については、毎月の給与からおおよその年収がわかりますから、一括で大金を納める負担をなくすため、毎月の給与から年間税額の12分の１を納めておくのです。所得の発生する源泉（給与支給の場面のことを指す）から予め徴収しておくため、源泉徴収といいます。

新入社員の基本給与額は雇用契約で決定しているはずです。これに加算される手当を合わせた額と、扶養控除（異動）申告書で判明した被扶養者の数を、源泉徴収税額表にあてはめ、2つの欄の交わるところが、その従業員の給与から控除すべき源泉徴収税額となります。被扶養者のいない場合は0人の欄を使えば同様に源泉徴収税額が決定します。

２、住民税の手続き

所得税がいま現在支給される給与について課税される税金であるのに対し、住民税は前年の所得に対して課税される税金です。新入社員が入ったらまず、前年の所得があるかどうかの確認が必要です。

（１）普通徴収

普通徴収とは、従業員が個人で支払い手続きを行い、納税する方法です。個人事業主やフリーランスはこの普通徴収になります。
内定者が普通徴収をしていて、特別徴収に切り替える場合は、雇用主が未使用の住民税の納付書もしくは納付済みの領収書と「特別徴収への切替申請書」を居住地の各市区町村へ提出します。
市区町村によって期日が異なり、普通徴収の納付期限が過ぎている分は切り替えができません。

（２）特別徴収

特別徴収とは雇用主が従業員の代わりに、毎月の給与から住民税を天引きし、納税する方法です。従業員の前年所得に対して翌年の6月から翌々年の5月までの12か月にわたって給与から控除し、分割納税します。

• 雇用主が1月1日現在の住所の地市区町村に「給与支払い報告書」を提出
• 市区町村が給与支払い報告書をもとに住民税を計算し、5～6月頃に金額を通知
• 6月支払給与から納税開始

（３）新卒新入社員の住民税手続き

前職のない人・新卒の新入社員は前年の所得がないため、当年に支払うべき住民税は０円です。住民税に関しては行う手続きはありません。
翌年も在籍する場合、今年の所得をもとに上記の特別徴収の手続きをし、6月分給与から住民税を給与から控除して納税します。
ただし、新卒者といっても学校に行きながらすでに所得があった人は、次項の前職のある新入社員と同様の手続きをします。

（４）転職新入社員の住民税手続き

転職者であった場合、前の会社から引き続き住民税を給与天引きで納税するという「特別徴収」を新入社員が選択することがほとんどです。