給与明細の電子化とは、国税庁で定めた電子化方法で給与明細を発行することです。
印刷や郵送の手間がなく、コストも削減できることから導入する企業の数は増加中です。
さらに、近年リモートワークを推進する企業が増えており、ますます給与明細の電子化ニーズが高まっています。
今回は給与明細を電子化するメリットや注意点について解説します。

給与明細の電子化とは

給与明細の電子化とは、紙で配布していた給与明細を電子メールやPDF、クラウドなどの電子データに変換して交付することです。
会社にとって紙で配布する給与明細は印刷や郵送の手間がかかり、印刷コストもかかることから、電子化へ移行する企業が増えてきています。
また、従業員にとっても給与明細をWeb上やメールなどでいつでも閲覧することができ、紙ベースで保存する必要がないため便利です。

給与明細の電子交付方法

国税庁は、以下3つの電子交付方法を認めています。

1.電子メールを利用する方法

電子メールにより、受給者等の使用するパソコン等又は受給者等が契約しているデータセンター等に給与所得の源泉徴収票等データを送信し、これらのパソコン等やデータセンター等に備えられた受信者ファイルに記録する方法

2.社内LAN・WANやインターネット等を利用して閲覧に供する方法

支払者等が契約しているデータセンター等のサーバ内にあるファイルに記録されている給与所得の源泉徴収票等データを受給者等に対し、社内LAN・WANやインターネット等を利用して閲覧に供する方法

3.CD等の媒体に記録して交付する方法

給与所得の源泉徴収票等データをCD等の媒体に記録して交付する方法

引用：国税庁｜基本的な事項

通常は電子メールを利用する方法かクラウド上で閲覧する方法が一般的です。

給与明細の電子化手順

1.電子化する範囲を決める

給与明細以外に賞与明細や源泉徴収票など、対象となる帳票や電子化の範囲を決定しましょう。

2.電子化した給与明細の配布方法を決める

メール配信や、Webサイトなどクラウド上での閲覧によるものなど、配布方法を決めます。自社の従業員数やスマホ所持の割合などを考慮し、条件にあったものを選びましょう。

3.従業員の同意を得る

所得税法第231条により、給与明細を電子化するには、従業員の同意が必要になります。

【所得税法第231条より抜粋】
”退職手当等又は公的年金等の支払をする者は、同項の規定による給与等、退職手当等又は公的年金等の支払明細書の交付に代えて、政令で定めるところにより、当該給与等、退職手当等又は公的年金等の支払を受ける者の承諾を得て、当該給与等、退職手当等又は公的年金等の支払明細書に記載すべき事項を電磁的方法により提供することができる”

引用：所得税法第231条一部抜粋｜e-Gov

同意書の決められたフォーマットはありませんが、従業員に以下内容の通達を書面や社内メールで通知し、同意をもらう必要があります。

【従業員から同意を得るにあたり通達する内容】

• 電子交付する書類の名称（例：毎月の給与明細書）
• 電子化する具体的な方法
• 受信者ファイルへの記録方法
• 交付の予定日
• 交付の開始日

引用：1. 基本的な事項及び2.事前承諾｜国税庁

何らかの事情があり同意が得られない場合は、個別に紙で配布するなどの対応が必要です。

4.給与明細電子化システムを選定する

給与明細システムには、給与計算ソフト一体型や労務管理まで行えるもの、無料から有料のものまでさまざまなタイプがあります。
給与明細を「メール配信で送る方法」と「専用ページにアクセスしてWeb照会する方法」どちらにするかによっても選ぶシステムが変わってくるでしょう。
メール配信で送る場合は、システムから一括でメール送信できるタイプがおすすめです。
機能も多ければ良いというものではありません。
最小限の機能で十分な場合は、無料のシステムを利用しコストを削減しましょう。

給与明細電子化のメリット

コスト削減

給与明細を電子化すると、以下のようなコストを削減できます。

• 印刷代
• 紙代
• 封筒の費用
• 郵送費
• 印刷から配布にかかる人件費

一つ一つは小さくても、従業員が増えれば増えるほど膨大なコストになります。
特に給与明細の配布にかかわる作業には、印刷・仕訳・封入・配送と複数の工程を要し、3～4日かかるケースもあります。
無料の給与明細システムを利用すれば、こうした人件費コストをほとんどかけずに給与明細の配布をすることができます。

ミス防止

給与明細を手作業で配布する場合、印刷ミスや配布漏れ、誤配付、遅延など、どうしてもヒューマンエラーは起こってしまいます。
システムで給与明細を電子化すれば、設定した日付や時間に自動で明細を配信するため、配付の遅延や誤配布を回避することができます。

紛失リスクの軽減

給与明細を電子化すれば、クラウドや安全性の高いサーバにデジタル保存されるため、紙の明細書と異なり紛失のリスクはありません。
データは定期的にバックアップされるため、サーバの障害やデータの破損が発生しても復元できます。

いつでも給与明細を確認できる

場所と時間を問わずに給与明細を確認できるようになるのも電子化のメリットです。
急遽、書類が必要になった場合も、すぐに印刷することができます。
近年はリモートワークも広がっているため、従業員にとってわざわざオフィスに出向いて受け取ったり、郵便ポストを確認したりする必要のない電子化は非常に便利です。

給与明細電子化の注意点

必ず従業員の同意を取る

給与明細の電子化は、平成18年４月１日施行の税制改正によって認められています。
給与明細の電子化手順で解説したとおり、電子交付を行うには従業員からの同意取得が必須です。
必ず書面等で同意を得た証拠を残すようにしましょう。
給与明細電子化システムを利用すれば、明細発行画面の初回ログイン時に承諾書を表示し、同意の意思確認を行うことが可能です。

適切な給与明細電子化システムを選ぶ

電子化に移行するにあたり、適切な給与明細電子化システムを選ぶ必要があります。
せっかく電子化によりコスト削減を行っても、利用しない機能が多数搭載されている有料のシステムや操作しにくいシステムを選定してしまうと余計にコストがかかってしまうこともあります。
給与計算や労務管理ともマッチした、自社にとって使いやすいシステムを選びましょう。
トライアル期間があるシステムも多いため、まずは無料で試してみることをおすすめします。

まとめ

給与明細の電子化は、ペーパーレスによるコスト削減、業務の効率化、いつでも閲覧可能など企業側と従業員側双方にとってさまざまなメリットがあります。
リモートワークを導入する企業も増えている中で、給与明細書の電子化は今後さらに主流となっていくでしょう。
適切なツールや電子化システムを導入し業務効率化につなげましょう。