少人数の会社に最適な給与計算ソフトの選び方
少人数の会社だと給与計算は手作業で行っているところも少なくないのではないでしょうか。税額表を見ながら電卓を叩いて給与明細を作成する作業は、人数が少なくても結構大変で時間がかかり、そしてミスも生まれやすいですよね。
でも、給与計算ソフトを導入するのは難しそうだし、移行も大変だし、コストがかかるのであれば難しい・・・。と思っている方も多いのではないでしょうか。
確かに今までのワークフローと異なるものを導入するためには、最初は少し大変かもしれませんが少人数の会社にあった形で導入することでスムーズに始めることができます。
給与計算ソフトを活用するメリット
給与計算ソフトを活用するメリットは、なんといってもその「正確性」と「簡単さ」です。複雑な控除や社会保険料などの計算が自動で行われるため計算ミスや、税率の間違いなどのミスはありません。
いま手作業で業務を行っていて、ミスは発生していないという企業でも、ミスが出ないように神経をすり減らせて、チェックに時間を掛けているなど担当者の方に多大な負担がかかっているのではないでしょうか。少人数の会社では専属の経理担当を置かずに、総務担当者が人事も経理も担当するケースが多いと思いますが、もし給料計算業務が今までよりもかなり早く終わるようになる、そう考えると他のところに時間を使うことができるようになりますよね。
就業規則が曖昧で、賃金に関する規定が少ないことにより給与計算において規則や法律と異なる対応をしてしまっているという会社もあるのではないでしょうか。または、創業時に専門家に依頼して作成した就業規則には細かく記載されている事項に関しても実際の給与計算では反映できていないという会社も少なくないと思います。
そういった会社は長期的には労働基準監督署からの指導リスクや従業員からの訴訟リスクを抱えていることになります。そのような場合でも最新の法規に対応し、見落としがない形での給与計算が自動で行える給与計算ソフトを活用することでリスクを無くすことができます。
シンプル簡単なソフトから始めるのがおすすめ
給料管理ソフトによっては様々な機能が実装されているものも多数ありますが、導入コストや日々の使いやすさを考えると、まずはシンプルで簡単なソフトを導入するのが良いでしょう。人事管理システムとの連携や、経理との連携など全てをシステムで連携させようと考えると、初期導入だけでかなりの時間とマンパワーが必要となり、小規模の会社にとってはて全く現実的ではありません。そういったデメリットを検討した結果、手作業での給料計算を続けている会社も数多くいるのではないでしょうか。
小規模の会社の場合はまず目指すところは手作業の軽減であり、システム全体の連携ではありません。システム間の連携は手作業だとしても、それぞれの計算業務位は自動化されている状態であれば業務コストはかなり減らせることができるのではないでしょうか。
イメージとしては、
- 会計・仕訳業務は会計ソフトを利用することで帳簿作成・計算を自動化
- 給与計算業務は給与計算ソフトを利用することで控除や税額の計算を自動化
のように、各業務に対してシンプルなソフトを導入して自動化を行い、給料等の仕訳を会計システムに入れるところは従来どおり手動で行うというものです。手動と言っても、給与計算ソフトから出力された総支給額の結果を入力するだけですので、ほとんど時間はかかりません。
全てのソフトを自動的に連携できるようにするためには莫大なコストが掛かりますが、システム間のデータ入力のみを手動で行うのであれば今の体制から大きくは変更せずに、そして毎月の業務コストを大きく軽減させることができます。
小規模事業者や、中小企業においてはこのようなシステム導入から始めることで業務効率が進んでいくと考えられます。
無料でスタートできるソフトをお試し導入してみては
給料計算ソフトの中には無料でスタートできるソフトもあります。
例えば給与計算可能な従業員数が10人までだったり、過去の給料計算ができなかったりと少々の制限はありますが、まずは試してみるという意味では全くコストを掛けずに試してみることが可能です。実際に、無料で使える範囲内で給与計算ソフトを活用している少人数の会社は多く存在しています。
無料でお試し利用をした後に、業務コスト削減に繋がると判断できれば有料版を契約するのも良いでしょう。給料計算担当者の業務量や残業時間が例えば5時間削減することができれば、1ヶ月に数千円程度のコスト削減ができているわけですから、月1000円前後を給与計算ソフトに支払ったとしてもコストダウンになります。
最初から有料契約をして、使いこなせなかったらどうしよう、という気持ちはとてもわかります。しかも、導入コストがある程度掛かってしまうのであれば躊躇してしまいますよね。
しかし、シンプルな給与計算ソフトであれば導入もすぐに終わりますし、機能が多くない分すぐに使えるようになるでしょう。無料で利用ができる、シンプルな給与計算ソフトを試してみて、業務を楽にすることができないか考えてみることをおすすめします。
給料計算ソフトを導入してみようと思ったのであれば、こちらの無料で使える給料計算ソフトを実際に使ってみた記事も参考にしてみてください。
