新型コロナウイルス感染症の影響もあり、2020年からリモートワークが急速に一般化してきています。税理士・社労士さんの中にもクライアントとの打ち合わせがリモートになったり、社内のスタッフが在宅勤務になったりと変化の中にいるところも多いのではないでしょうか。

実はリモートワークはコミュニケーションが取りにくくなるという問題だけではなく、考慮しなければいけないことが色々と存在します。それを考慮すること無く安易にリモートワークに対応してしまうことは大きなリスクにもなりかねません。
特に税理士の場合は法律で様々な規定が行われています。これは、顧客を保護して厳格に業務を行うために規定されているものなので、社労士やその他コンサルタントの方々にも参考になる内容でしょう。

本記事では税理士の例をあげて、リモートワーク対応のポイントと注意点をお伝えします。

税理士業界でのリモートワーク「容認」の流れ

そもそも税理士業界ではリモートワーク自体が税理士法などの観点から認められていなかったという経緯があります。それが、2020年頃から「リモートワーク容認」の方向に変わってきています。

なぜ、税理士業界でリモートワークが認められていなかったかというと、税理士法第40条にある通称「２か所事務所問題」があるためです。税理士は税理士事務所を2つ以上設けてはならないため、自宅やリモートワーク先が2つ目の事務所となってしまうと違反になってしまいます。そういう経緯もあり、従来は税理士法人ではリモートワークは一般的ではありませんでした。

これに対して、開業税理士・社員税理士の両方のケースにおいて、下記の内容であれば2か所事務所の問題は生じないという見解を日本税理士会連合会が示しています。

• 臨時的に仕事を自宅に持ち帰り、税理士業務を執行する
• 自宅への来客に対して一時的に税務相談に応じる等の行為を行う
• 対外的に自宅が税理士事務所と判断される表示がない

参考：日本税理士会連合会「税理士の業務とテレワーク(在宅勤務)～新型コロナウイルス感染防止対応版～」（会員専用ページ）

「臨時に」「一時的に」という文言が示しているとおり、基本的には税理士事務所での業務を行うことが大前提となっていますが、緊急事態宣言下だけではなく様々な事情による自宅でのリモート勤務に適用できるのではないでしょうか。このように、従来はグレーゾーンだったリモートワークに一定のガイドラインが示されたことにより、リモートワーク対応が一気に進みました。

そして、リモートワークが進むとともに認識され始めたのが情報管理におけるリスクです。

リモートワークでの情報管理

税理士法では顧客の秘密を守ることが義務として規定されています。もちろん、それ以外の業界でも、個人情報保護法などにより顧客情報、顧客の秘密の管理を疎かにすることはできません。情報流出などを行ってしまうと社会的な信用を一気に失い、事業遂行が難しくなるでしょう。

また、税理士にはスタッフ（使用人）の管理・監督義務があります。こちらも、同じオフィスに出勤をしていれば、タイムカードによる出退勤管理や、税理士業務を行わないよう監督を行っていると思いますが、テレワーク環境でも同様の管理が求められます。

具体的には顧客情報や業務情報へのアクセスをログイン・ログアウトなどの時間を記録するなどして管理をおこなったり、操作ログを保存したりしておくという方法が考えられます。また、資料を自宅に持ち帰る場合は本人以外がアクセスできない保管場所への保管を徹底する必要もあります。

逆に言えば、いつでもどこでもログイン不要で閲覧可能となっている場合は管理監督義務を果たしていないということにもなりますし、情報漏洩リスクが高くなります。

情報管理を徹底するためにはペーパーレスを推進し、紙の資料を一切なくしてしまうというのが良いでしょう。例えば、顧客の給与計算資料などには個人情報が含まれますが、システム上に保管を行うことで紙の資料の情報漏洩リスクを無くすことができます。

そして、スタッフの方が補助業務を行う場合は、ログイン・ログアウトを記録するなどして、「いつ、誰が、どの情報に」アクセスしたのか記録しておくことが求められます。

もちろん、税理士業務が行えないように注意することも必須となります。

税理士・社労士のリモートワーク対応のポイントまとめ

いままで見てきたように、税理士としてリモートワークを行う場合はいくつかのポイントがあります。そして、これらは社労士や他のコンサルタント業務でも同様に注意が必要な内容ではないでしょうか。

• 自宅での業務は「臨時」「一時的」という扱いであり、事務所の表記は行わない
• スタッフの管理・監督を行う。具体的には、出退勤や情報アクセスの記録、税理士業務の制限などは必須である。
• 紙の情報を持ち帰る場合は家族などが触れないように管理を徹底させる。
• ペーパーレス化を行うことで情報管理やアクセス管理を一気に行うことができる

というポイントをお伝えさせていただきました。

これらのポイントを考慮せずにリモートワークを行っているのであれば、それは大きなリスクをはらんでいると考えられますので対応していくことをおすすめします。

ペイブックでは顧客の給与情報を全てサーバーに保存して管理を行い、ログイン/ログアウトのログなども取得可能です。給与計算業務を紙やエクセルなど「情報アクセス管理ができない媒体」で行っているのであれば、全て管理可能になります。このようなオンラインツールを活用していくことも、リモートワークの時代には求められていると考えられます。