イマドキの給与明細は、web給与明細や電子給与明細です。従業員は給与明細をメールなどで受け取りペーパーの給与明細を受け渡しにかかる時間、プリントアウトなどにかかる経費のない給与明細の渡し方が今後主流となっていくでしょう。これは経営者の好みや嗜好による変化でしたら主流になるとは断言できません。しかし、経営者たるもの利潤を増やすために売り上げをあげるだけでなく、無駄な経費を常にチェックして減少させるのは当然です。

給与明細は渡し方によって大きく経費と作業時間（これも人間の時間を使う以上人件費という経費ですね）に差が出ます。この観点からweb給与明細や電子給与明細をペーパーレスで従業員に一括送信する方法が主流になっていくのです。

（１）まだ、その渡し方ですか？～それには無駄な、しかも大きなお金がかかっています～

月に一度の給与日がやってきました。給与明細書を印刷して、紙のサイズによっては三つ折りにして封筒にいれる、部署ごとの長にそれぞれの所属従業員の明細書を渡す、部署の長が部下にひとりひとり「○○さん、今月もお疲れさま。」と手渡します。部下は所属部署の長が給与を払っているのではないけれど、何やらうやうやしく礼をして受け取る、ということを毎月毎月する、というのが少し前までの日本の会社での当たり前の姿でした。

ごく小規模の会社の場合、給与計算、印刷、手渡しというすべてを経営者か担当者ひとりが毎月担うのですから、給与明細を渡すまでにかかる労力はたいへんなものです。しかも、ひとがすることにはミスがつきものです。給与の計算違いはもちろん、封筒の入れ間違いで他の人のものが入っていないか、二重三重のチェックも要します。

これを担当する人数×かかる時間によって、その給与から換算すれば給与明細手渡しにかかる人件費がわかります。そして印刷には用紙、インク、プリンターの維持費、こまかいことまで言えばプリンターの電気代、と経費がかかっています。電気代はプリンターのワット数とかかる時間、電気代の領収証からプリンター使用時の電気代を算出できます。これらすべての経費を合算してみてください。そしてその数字に１２をかけます。これが御社の給与明細手渡しにかかる年間経費です。

「わかっているけど、新しいやり方をはじめると、導入費用とやり方を覚えるための別の時間がかかるでしょう？」と結局同じやり方を続けていませんか？だとしたら情報不足です。無料か安価ではじめたその月からスムーズに移行できる方法を採用すればよいのです。

（２）求められる給与明細の渡し方

今後の主流はweb給与明細や電子給与明細になる、と前項でいいました。ところが、少し検索するとあらゆるタイプの給与明細がヒットします。しかし、ピタリといちばん合うものを選べるようでしたら、とっくにweb給与明細や電子給与明細を使っているはずです。これらは、なんとなくイメージはできるものの採用するとしたら、具体的にどういうメリットがあるのでしょうか。つまり御社の求める給与明細の渡し方を可能にするためには、どのようなものを選べばよいのか具体的に提案します。

1 給与明細の作成から給与支給までワンステップでできる

給与明細の作成は、各項目に数字を入力して差し引き計算し、最終的な支給額を記入して終わります。作成そのものよりも、この計算を正しくすることが大変です。所得税や社会保険料の算出、各種手当の付加、というのが通常の作業です。しかしここに基本給の昇給、残業、季節の時給アルバイトを一か月だけ大勢雇用した、などの変化が生じるとたいへん煩雑になります。
面倒な給与計算を、多岐にわたる変化に対応しながら自動計算してくれるものでなくてはなりません。

そして、印刷して封筒詰めをするなら使う意味はありません。自動計算をして一括送信のできるものでしたら計算からワンステップ、支給にミスも生じません。

2 事務所外からも給与明細に関する作業が進められる

給与日に向けて経営者や担当者が事務所にこもって作業を間に合わせる、という時代は去りました。事務所の大きな端末のまえに座って膨大な時間をかけなくても、あらゆる環境下で給与明細手渡しまでの作業が進み、どこからでもチェックできることが大切です。具体的にはiPadやその他のタブレット、Macでも使えるものなら環境を選びません。

3 経費が無料か、かかっても安い！

ここが大切です。便利になっても高い費用がかかるようなら経営上、採用の意味はありません。無料で始められたり、機能の付加をしても安価に採用できるもの、しかも機能の低くないものが選びます。

4 従業員にも優しい

ペーパーレスで給与明細を渡すというメリットは経営者側にあるだけではありません。受け取った従業員は給与明細をファイルして棚に収める必要はありません。クラウドなどを利用すれば紛失することもありません。おととしの同月の給与はいくらだったかな、というようなときにも便利です。

5 給与計算の専門知識や計算能力がいらない＝新規事業や新人社員にも簡単

とうぜん自動計算をしてくれるタイプなら、源泉所得税の算出や、社会保険料の額の決定などは自動でしてくれます。すぐに支給額がわかります。

6 ミスが激減

計算から支給までワンステップでできるタイプでしたら計算も自動、氏名を確認しての封筒詰めも不要、手渡しがないので渡し間違いもありません。つまりミスが激減します。ミスが激減するということは、自動でできる計算部分などについてミスの有無のチェックをする労力と時間も不要、ということです。