給与計算は、月々の給与処理、賞与処理、社会保険料の改定対応など、さまざまな処理があり、給与担当者はいつでもフル稼働の状態です。この給与計算の効率化を考えたときにまず頭に浮かぶのがアウトソーシングですが、その前のクラウド給与計算ソフトの導入を考えてみるのはいかがでしょうか。

今回は、給与計算のアウトソーシングとクラウドのメリットとデメリットをご紹介します。

給与計算をアウトソーシングすることのメリットとデメリット

まず、給与計算をアウトソーシングした場合のメリットとデメリットをご紹介します。

アウトソーシングのメリット

給与計算をアウトソーシングすることのメリットは、大きく3つあります。

1．法律の改正に迅速に対応できる

給与に関する法律は、ほぼ毎年変更があります。

社内で給与計算をする場合、法律が変わるたびに給与計算の方式を見直さなければなりませんが、給与計算をアウトソーシングすることで、めまぐるしく変わる法律に迅速に対応することができます。

2．マンパワーを主力事業に注力できる

給与計算は煩雑で時間がかかる作業です。

給与計算をアウトソーシングすることで、限られたマンパワーを主力事業に注力することができます。

3．給与担当者に何かあった場合のリスクを回避できる

給与計算担当者が急に病気になった場合や、退職してしまった場合、どうやって今月の給与計算をして社員に給与を支払えばいいのでしょう。

給与計算をアウトソーシングしていると、まさかの場合のリスクを回避できます。

アウトソーシングのデメリット

給与をアウトソーシングすることにもデメリットがあります。

それは、費用の問題と、給与に関する知識が社内なくなるという問題です。

1．費用は給与計算だけではない

経理の業務は、月々の給与計算だけではありません。

アウトソーシングをするなら、タイムカードのデータ化、残業時間の計算、有給休暇の管理などの勤怠管理、年末調整、賞与計算、給与支払報告書作成などの季節業務、住民税や社会保険、労働保険の計算、給与明細書の作成などをまとめて、アウトソーシングしなければ、経理の負担は減りません。

しかし、それを全てアウトソーシングするには、50人程度の企業で、年間1,000,000円程度の費用がかかります。

2．給与に関する知識が社内になくなる

給与などの経理業務をアウトソーシングするということは、会社のお金に関わる知識が社内に必要なくなり、自然と知識やノウハウを持つ人材がいなくなるということです。それは、便利かもしれませんが、不安でもあります。

クラウド給与計算ソフトとは

クラウド給与計算ソフトとは、ウエブ上のサーバにある給与計算ソフトです。

残業時間の計算、有給休暇の管理などの勤怠管理、年末調整、賞与計算、給与支払報告書作成などの季節業務、住民税や社会保険、労働保険の計算、給与明細書の作成などの経理業務全般をウエブで管理することができます。

クラウド給与計算ソフトのメリットとデメリット

それでは、クラウド給与計算ソフトのメリットとデメリットをご紹介しましょう。

クラウド給与計算ソフトのメリット

クラウド給与計算ソフト導入のメリットは、アウトソーシングと同様のメリットのほかにもクラウド特有のメリットがあります。

1．法律の改正に迅速に対応できる

クラウド給与計算ソフトを導入すると、法律の改正に合わせてソフトがアップデートされますので、アウトソーシングする場合と同様に、法律の改正に迅速に対応でき、給与計算担当者の負担を大幅に軽減することができます。

2．初期費用が不要

クラウド特有のメリットとして、すべてのインフラがクラウド内にあるため、サーバを購入したり、データベースを購入したりするなどの初期投資が必要ありません。

また、月の使用料の1,000円程度から数万円のものまで、企業の規模や事情に合わせたチョイスができます。

3．給与に関する知識を有した人材を育成できる

アウトソーシングのように、給与計算の全てを外注するのではないため、給与に関する知識やノウハウを持った人材をゆっくり社内で育成することが可能です。

また、自社内でお金を管理しているという安心感があります。

クラウド給与計算ソフトのデメリット

もちろんクラウド給与計算ソフトにもデメリットがあります。

１．データ消失のリスク

給与データが全てクラウド上にあるため、災害などでサーバが被災すると、データを消失してしまう危険があります。データを失わないためには、分散世代管理などのリスク対策が必要です。

2．アクセス集中による障害

クラウドサーバにアクセスが集中すると、データの参照や更新に時間がかかる、またはサーバにアクセスできないことが稀に起こる可能性があります。給与計算処理には時間的に余裕を持って実施してください。

給与計算のアウトソースを検討する前にクラウドを検討することのまとめ

クラウド給与計算ソフトの導入は、初期投資が必要なく、月の使用料も1,000円程度のリーズナブルなものから、数万円のものまで、企業の規模やニーズに合わせた選択ができます。お金の計算の全てをアウトソーシングに丸投げしてしまう前に、1度クラウド給与計算ソフトの導入を検討してみてはいかがでしょうか。