零細企業といえども、給与計算業務は煩雑で大変な業務です。一定期日までに正確に計算を終えなければ、従業員に給与を支払えませんので、給与計算担当者は期日まで、地獄のような給与計算の日々を過ごしているのではないでしょうか。

今回は、給与業務の効率化してコストをカットする方法をご紹介します。

給与業務の効率化の必要性

零細企業であればあるほど、給与業務専門の従業員は雇いにくいものです。零細企業が求めるのは、給与業務ができて、その他の業務もこなせるオールラウンドプレーヤーなのではないでしょうか。

しかし、現実はきびしく、給与計算に多くの手間と時間を費やし、せっかくのオールラウンドプレーヤーになれそうな人材を活かせていない場合がほとんどです。

しかし、給与業務を効率化すれば、マンパワーを本業に回すことができ、コストをカットすることができます。

給与業務を効率化する方法

一般的に給与業務を効率化する方法は2つあります。

1つ目は給与業務をアウトソーシングし、専門家に任せてしまう方法です。2つ目は給与業務にクラウド給与計算ソフトを導入する方法です。

1．給与業務をアウトソーシングする

給与業務をアウトソーシングすると大きく3つのメリットがあります。

メリット1．ミスのない計算

給与計算の専門家に給与計算を外注するのですから、ミスのない給与計算ができます。

メリット2．めんどうな保険料率の変更を任せられる

厚生年金保険料や健康保険料の改定があっても、専門家が正確な計算をしてくれます。

メリット3．給与担当者の急な長期休暇や退職などのリスクがなくなる

給与計算担当者が突然いなくなってしまったときの混乱は壮絶なものがあります。しかし、外注に出すことによって、その混乱を回避できます。

しかし、アウトソーシングにはメリットだけではなくデメリットもあります。

デメリット1．給与担当者の残業

給与の計算は、必ず一定期日に終えなくてならず、時間との戦いになります。給与計算をアウトソーシングする場合、自社内で給与計算をするよりも早くタイムカードの取りまとめをしなくてはなりません。結果として給与担当者の負担が増えてしまう場合もあります。

デメリット2．人事制度変更による追加料金の発生

企業の人事制度が見直されると、給与体系が変更になることがあります。その結果、アウトソーシング先の計算方法の変更が発生し、追加料金を支払わなければならない場合があります。

2．給与業務にクラウド給与計算ソフトを導入する

給与計算業務は、給与や賞与処理、時間外手当、税金や社会保険料などの計算、給与明細の発行、年末調整業務などがあり、非常に煩雑な仕事です。それらの煩雑な業務を平均化し、効率化してくれるのがクラウド給与計算ソフトです。

メリット1．煩雑な計算を簡単に効率化できる

給与計算業務は、月々の給与計算、賞与の計算、社会保険料の計算、各種明細書の発行など、多岐に渡る業務がありますが、給与計算ソフトを導入すると、簡単にそれらの計算ができ、給与担当者の作業を効率化できます。

メリット2．法令改正などへの速やかな対応

現在、厚生年金保険や健康保険なのどの社会保険料率は年々上昇していますが、クラウド給与計算ソフトを導入すると、いつも通りに給与計算を行うことで、自動的に対応されていたりするものもあります。

メリット3．さまざまな雇用形態の給与に対応

クラウド給与計算ソフトは、パート、アルバイト、正社員、契約社員など、さまざまな雇用形態に対応しています。

また、人員の入れ替りが頻繁に行われても、雇用形態に合わせてデータを入力することで、ミスがない給与計算を行うことができます。

メリット4．給与明細書などを簡単に印刷できる

クラウド給与計算ソフトを使用すると、給与明細書や各種帳票を簡単に印刷することができます。従業員名を選ぶと、自動的にレイアウトされるので、自社で帳票に合わせて書類を作成する必要はありません。

メリット5．給与明細書をメールで送信

インターネットにつながっているクラウド給与計算ソフトには、給料日に自動的に給与明細が送られるものもあります。印刷したり封緘する時間やコストが省けるうえ、給料日に出勤しない従業員にもきちんと給与明細を届けることができます。

しかし、万能に見えるクラウド給与計算ソフトにもデメリットがあります。

デメリット1．データ流出のリスク

給与のデータが全てクラウド上で管理されますので、データの流出のリスクがあります。データの暗号化や管理方法の最適化などの、リスク対策が必要です。

デメリット2．データの消失やアクセス困難の発生

データはすべてクラウド上のサーバにありますので、物理的にサーバが壊れた場合など、データを消失してしまう場合がありますが、この場合にクラウド運営者が補償してくれる可能性はほとんどありません。バックアップをとるなどのリスク対策が必要です。また、サーバや回線にアクセスが集中した場合、アクセスが困難になる可能性があります。

零細企業の給与業務の効率的によるコストカットのまとめ

給与業務の効率化しコストをカットする方法には、給与計算をアウトソーシングにする方法と、クラウド給与計算ソフトを導入する方法があります。

どちらにも、メリットとデメリットがありますが、自社のニーズに合った効率化方法でコストカットを実現しましょう。