新しく従業員を雇うことになったときは、自分の会社の成長を感じると同時に「何をしたら良いのだろう？」と不安にもなりますよね。

今回は、生まれて初めて従業員を雇うことになった場合に行う給与計算について説明していきます。

労働条件通知書

まず初めに、雇うことになった従業員に「労働条件通知書」を渡します。
労働条件通知書は、今後の働き方について記載した書面のことで、労働契約期間や業務内容、勤務時間、場所、勤務時間や賃金、退職金の有無などを記載します。

この書面は、従業員の給与計算を行うときに必要な情報が載っているため、必ず会社側でも保管をしておきましょう。
すべての従業員から回収するもの

新たに従業員を雇う場合には、給与計算にあたり必要な書類があります。労働条件通知書の交付にあわせて、提出物として通知すると良いでしょう。

給与所得者の扶養控除等（異動）申告書

この書類は通称「マル扶」ともいい、基本情報である従業員本人の住所・氏名に加え、生年月日、家族構成、扶養親族の数などの記載欄があります。
従業員の生年月日は社会保険料の計算、家族構成や扶養親族の数は所得税の計算にそれぞれ必要になるため、必ず提出をしてもらいましょう。

通勤手当申請書

通勤手当の支給に必要な情報です。通勤手段や自宅から職場までの距離に応じて、非課税で支給ができる金額が法律で決められているので注意が必要です。

マイカー通勤の場合は、不慮の事故にあった時に会社に高額の請求が行われる可能性もあるため、事前に対策を取りましょう。具体的には、「対人・対物無制限の任意保険の加入を条件とする」「免許証・車検証・任意保険証のコピーを提出してもらう」「トラブルを避けるため駐車場を確保しておく」などを行っておくと安心です。

給与振込口座申請書

従業員の給与や賞与の振込先を記載してもらいます。

中途採用者から回収するもの

特別徴収にかかる給与所得者異動届出書

前職が発行した届出書を市区町村に提出し、従業員の地方税や社会保険料の特別徴収を行います。

源泉徴収票

年末調整の際に必要となるため、前職が発行した徴収票を回収しておきましょう。

社会保険の手続き

従業員から書類を回収したら、次に各種保険の手続きを行います。保険の対象となる従業員の場合は、取得手続きを取ってあげましょう。

資格取得届

社会保険の取得手続きには、「健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届」という書類が必要です。提出先は年金事務センターや会社の所在地を管轄する年金事務所で、郵送でも提出が可能です。この場合は一部コピーを取り、返信用封筒を同封すれば控えが返送されてくるため、提出漏れがないかを確認することができます。

資格取得届には、従業員の基礎年金番号の記載欄があるため、従業員から年金手帳を提出してもらいましょう。基礎年金番号が書いてあるページのコピーでも構いません。なお、60歳以上の従業員を雇用した場合は、年金証書の提出も必要です。
また、案外多いのが、年金手帳を紛失したというケースです。この場合は、「年金手帳再交付申請書」を提出すれば、新しい年金手帳を発行することができます。

被扶養者がいる従業員の場合

従業員に被扶養者がいる場合は、資格取得届にあわせて「健康保険被扶養者（異動）届」の提出をします。この場合は、被扶養者の基礎年金番号も必要になるため、従業員分とあわせて年金手帳を提出してもらいましょう。
資格取得届が行政で正式に受理された際には、従業員の健康保険証が会社あてに郵送されて来ます。被扶養者がいる従業員の場合は、被扶養者分も同時に送られてくるため、届き次第速やかに従業員に渡しましょう。

標準報酬月額

資格取得届には「標準報酬月額」の記載欄があります。
社会保険では、従業員が負担する保険料額、受けることができる保険給付額の算定は、報酬額に比例します。しかし、実際に支給される報酬は毎月変動があるため、保険料や給付額の計算に手間がかかります。その手間を省くため、社会保険では計算用の枠を設け、これを「標準報酬月額」として算定の基礎としています。

標準報酬月額を決定する計算では、時間外手当の見込額や1ヶ月分の通勤手当も加算して行います。

雇用保険の手続き

雇用保険の取得手続きには、「雇用保険被保険者資格取得届」という書類が必要です。ハローワークのホームページからダウンロードでき、郵送による提出も可能です。資格取得届は、労働条件通知書にある情報をもとにして行います。
以前に雇用保険に加入したことのある従業員の場合は、以前に発行された「雇用保険被保険者証」を従業員に提出してもらい、雇用保険番号を記載しましょう。初めて雇用保険に加入する従業員の場合は、雇用保険番号の欄は空欄で構いません。
なお、被保険者証を紛失した従業員の場合は、あわせて「雇用保険被保険者証再交付申請書」を提出します。

まとめ

従業員を雇うときにはさまざまな書類の提出や回収が必要だということがお分かりいただけましたでしょうか。
一見面倒な手続きに思えますが、労働条件通知書や通勤手当申請書、給与振込口座申請書はあらかじめフォーマットを作っておけば後は手渡すだけになります。また、行政への提出書類もネット上にフォーマットがありますので、印刷して会社員を押印しておけば、提出まで時間がかかることはありません。
従業員の雇用が決まったときには早めに準備をしておくことが重要です。