年末調整をクラウド、ソフトや無料ツールを用いて行う方法の比較

年末調整って大変ですよね。税務に関する正確な知識が要求され、しかも毎年のように法律が改正されるので昨年と同じやり方というわけにも行きません。

例えば令和2年度の年末調整では給与所得控除額や基礎控除額などが変更となり、新しく所得金額調整控除という控除も増えました。（その他にも変更点はあります）

そんな年末調整をどのように行えばよいのか、この記事で解説します。

年末調整は何のために行うもの？

年末調整は、一年間の所得税額を確定させて、今まで支払ってきた金額との差異を調整するものです。所得税は毎月給料から源泉徴収されていますが、そもそも所得税は最終的に1年間の合計の支給額や各種控除額で決定するため毎月徴収している時点ではどうしても概算での徴収となっています。年末調整を行わなければ、納税額が本来納めるべき税額と異なることとなってしまうため、年末調整は必須なのです。

なお、年末調整の対象外となった者や、複数の勤務先がある者などはその後の確定申告で正しい税額に調整することとなっています。ただ、確定申告があるからと行って年末調整をしなければよいというわけではなく、基本的に12月末時点で主たる給与の受取先として在籍する従業員の分は年末調整を行う必要があります。

年末調整のスケジュール、やること

年末調整は以下のようなスケジュールで行います。

1.年末調整で必要な書類の準備

「年末調整のしかた」という、まさに年末調整のマニュアルとも言えるものが11月頃に税務署から会社に郵送されます。基本的にはここに書かれているとおりに行えば問題ありません。

なお、年末調整手続きを電子化することもできるようになりましたが、その場合は別途申請が必要です。

2.申告書を従業員に記載させる

各種申告書を従業員に配布し、記入、提出してもらいます。

• 「給与所得者の基礎控除申告書兼給与所得者の配偶者控除等申告書兼所得金額調整控除申告書」（※令和2年度より新様式となりました）
• 「給与所得者の保険料控除申告書」（※保険料控除の対象者のみ）
• 「住宅借入金等特別控除申告書」（※住宅ローン控除の対象者のみ）

これらの申告書を従業員に配布し、記載してもらう必要があります。

なお、これらの様式の作成については令和2年10月に公開された「年末調整ソフト」を活用することもできるようになりました。電子申請のためのデータ作成もできまずが、従来どおりの郵送申請のための印刷データも作成可能となっています。

参考：国税庁 | 年末調整手続の電子化に向けた取組について（令和２年分以降）

（https://www.nta.go.jp/users/gensen/nenmatsu/nencho.htm）

ただ、この電子化の取組は令和2年度年末調整から始まった新しい取り組みであり、慣れるまで時間がかかるかとおもいますし、システム面などの対応が追いつくまでは紙の申告のほうがやりやすいと思います。

この書類の回収は12月分の給与計算前に行えるとスケジュールに余裕ができますので11月中に回収したいところですが、12月中の回収でも間に合わないわけではありません。

3.所得税の計算

12月分の支給額が決定すると、1年間の所得税額が計算できるようになります。毎月の給与計算の源泉所得税の計算とは異なり、全ての控除を正確に計算する必要が出てきますので、毎月の給与計算とは全く違う業務となります。所得税の計算については後述します・

4.必要書類の提出

税務署に提出する法定調書や、各従業員の住所地の市区町村に提出する給与支払報告書を提出します。これらの書類は今まで作成した書類の金額をまとめて記載するだけですので難しい作業ではありませんが、従業員数が多いと計算が大変になります。1月末までに提出することとなっています。

やはり所得税の計算がポイント

年末調整においては、やはり所得税の計算がポイントとなります。

そのためには、従業員より正確な書類を提出してもらい、情報を早めに集めておく必要もあります。所得税の計算については税務署から送られてくる「年末調整のてびき」を読み、各項目漏れがないように行う必要があるのですが、年末調整だけは税理士や社労士さんに依頼している会社も少なくありません。やはり、毎月の給与計算業務とは異なりその分だけ必要な知識も膨大だからです。

給与計算ソフトの中には年末調整機能を有するものもありますが、ソフトを使っても控除対象の判断などを行う必要があることはかわりません。一人ひとりの従業員の実態に合わせてどの控除が適用されるのかをしっかり見極めていく必要があるでしょう。

所得税額の計算は、まずは課税所得を確定させることとなります。

課税所得は収入から控除を差し引いたものです。

収入は、一年間の総支給額から非課税支給額（交通費など）を差し引いたものですので毎月の給与明細や賃金台帳から計算可能です。

そこから控除を差し引くことで課税所得が確定します。控除は、令和3年現在以下の控除が存在します。

• 配偶者控除／配偶者特別控除
• 寡夫控除／寡夫控除
• 扶養控除（住民税のみ／扶養控除／特定扶養控除／老人控除対象配偶者／同居老親等／同居老親以外の者／同居特別障害者／特別障害者／一般の障害者）
• 保険料控除（生命保険料控除／社会保険料控除／地震保険料控除／など）

これらの控除のひとつひとつについて、従業員から提出された書類をもとに対象か非対象かを判断して正確に計算していく必要があります。従業員の方が理解できていない場合は、それをサポートする必要も出てきます。

課税所得が確定すれば、後は累進税率に基づいて計算を行うだけです。この計算自体は全く難しくありません。

年末調整が難しいのは、各種控除の対象の見極めと、その計算です。従業員から提出される申告書をもとに、控除額を計算します。その他の支給額は賃金台帳や給与明細に残っていますし、毎月の給与計算を適切に実施していれば難しくないでしょう。

年末調整を行う方法の比較

年末調整はクラウドツールや給与計算ソフトなどを使うこともできます。今まで説明してきた年末調整の方法を、手作業やエクセルを用いて行う方法、給与計算・年末調整ソフトを用いる方法、専門家を活用する方法の3パターンで比較していきます。

上で説明した実際の業務内容を具体的にイメージしながら見てもらえればと思います。

（※1）国税庁提供の年末調整控除申告書作成用ソフトウェア（年調ソフト）で自動化が可能

（※2）専用のソフトを導入しているケースがほとんど

こうしてみると、やはり税務に関する知識が必要かどうかという点が大きなポイントになると感じます。特に、今後電子申請化が進むと計算などは国税庁提供のソフトで行うことができるため、そのあたりでは差は無くなります。しかし、控除対象かどうかの判断が消えることはありません。

給与計算担当者が業務時間に余裕がある場合や知識豊富な場合は自社で給与計算ソフトなどを活用して作成し、そうではない場合は専門家の支援を受けるという形になるでしょう。

まとめ

年末調整は給与計算担当者の一大イベントと行っても過言ありません。経理担当者における「決算」と同様、高度な専門知識が要求され、且つ、誤りがあってはいけないものです。決算のみ税理士さんに確認してもらう会社があるように、年末調整も税理士もしくは社労士さんに確認をもらい、今までの処理に万一誤りがあった場合でも是正できる機会としている会社も多いでしょう。自身で行う場合はその年末調整の重要性、意義を認識した上でミスのないように実施することが重要です。