新しい従業員が入社したときの事務

従業員を新たに迎えるにあたって、さまざまな事務手続きが必要になります。
労働契約は契約ですから入社前に、書面により明示しておくことが義務付けられています。
就業の場所、従事すべき業務、始業終業の時刻、休日、休憩時間、休暇、賃金と支払い方法、賃金の締め切りと支払い時期、退職にまつわる事項、労働の期間、所定労働を超える労働の有無などです。
雇用契約書を作成して、会社と労働者で署名する必要はないのですが、会社から労働者に通知することが求められています。

入社時の書類を求める

入社時にはさまざまな書類が必要になります。
履歴書、職務経歴書、卒業証明書、健康診断、身元保証書、秘密保持契約書、口座振込依頼書、通勤手当申請書、給与所得者の扶養控除等申告書、源泉徴収票、雇用保険被保険者証、年金手帳、健康保険被扶養者届。
至急提出してもらいましょう。

役所関係の手続き

役所関係の手続きもさまざまなことが必要です。
雇用保険の資格取得手続きを公共職業安定所で行う必要があり、健康保険および厚生年金保険の資格取得手続きを社会保険事務所で行う必要があります。

公共職業安定所

入社した日の属する月の翌月の10日までが手続き期限です。
雇用保険被保険者資格取得届を提出します。
雇用保険適用事業所台帳を確認します。

社会保険事務所

入社日から5日以内の手続きが必要です。遅れてしまっては保険証が使えなくなりますので、早急な手続きが必要です。
被保険者資格取得届、基礎年金番号、健康保険被扶養者届、扶養に入れる場合は扶養の事実を確認する書類(在学証明書、住民税の非課税証明書、住民票など)

年金手帳に関して

年金手帳を預かってもいいのですが、基礎年金番号がわかれば十分です。
以前は年金手帳を会社でまとめて預かる会社も多かったのですが、基礎年金番号の提出だけでも構わないようになりました。
また年金事務所への提出手続きによって健康保険証が発行されます。ですので年金手帳を持っているかどうかは早急に確認してください。

入社時の健康診断の費用は会社と労働者どっちが負担

入社時の健康診断の書類は、会社と労働者のどっちが負担すべきでしょうか。
法律上は、会社が負担すべきです。ですが実質的には自腹で受けさせている会社が多いことでしょう。
健康診断書の有無は任意であり、強制できる法律はありません。

入社時の手続き・その他

労働者名簿なども作らなくてはなりません。入社時に作成して3年保管する義務があります。
また出席簿やタイムカードも作成する必要があります。

しかるべき書類を提出してもらうこと

入社が決まった人が、何らかの理由や怠慢で、必要な書類を提出しないケースがあります。
こういった場合は、解雇に相当する場合もあります。
社内規定で、必要な書類をあえて提出しない場合は、解雇もありえるということを明記し、採用時に合意を得ておくといいでしょう。
また、提出書類と面接時の書類に明らかに齟齬があり、経歴を偽装していることが発覚した場合は、入社取り消しなども検討しましょう。
面接を通るために経歴を偽装するような人は、入社後も仕事に関して嘘の報告を行う可能性があり、そういった人を雇い続けることは事業のリスクとなります。そのため、経歴偽装が発覚したり、虚偽の申請を行っている従業員が発覚した場合は、いち早く指導し、しかるべき処分を下しましょう。

健康診断、前科などを詐称した場合

面接時の書類で健康状態を良好と申告していたのに、入社後に持病が発覚するケースがあります。また女性で妊娠を隠して面接を受け、入社後にただちに産休を申請するケースもあります。この場合は、直接業務に影響を受けてはいませんので、直ちに解雇すると解雇権の濫用とみなされ、裁判になると負けるケースがあります。
持病が発覚した場合は、会社はしかるべき措置を講じる必要があります。
一方で、スキルを必要とする採用で、技術がないのにあると申告して採用されたり、たとえば前科があるのに賞罰なしと申告して採用され、入社後にそれらが発覚した場合は、懲戒解雇の対象になりえます。
業務に直接の影響があったり、会社運営に支障をきたす場合は、解雇が相当と判断されるケースが多いようです。
仕事に直接関係ないと思われる学歴に関しても、採用基準になったということで、解雇が正当と判断されたケースもあります。
健康状態、履歴書、職務経歴書は、企業が人を採用する際に判断の基準にする重要な書類ですので、虚偽があった場合はペナルティの対象となって当然です。
これは法律的に認められている企業側の当然の権利です。

採用情報にも嘘がないようにしましょう

嘘の申告で入社する労働者がよくないことはもちろんですが、一方で雇う側の会社も、採用情報に虚偽の情報を書かないようにしましょう。
残業があるのに、ないと書いたり、給与を多く見せかけて求人票を発行したりなどを行えば、採用のミスマッチが起こり、定着率が悪化します。