給与計算ソフトは、自動的に給与計算してくれるだけでなく、法改正による計算方法の変更や面倒な年末調整も対応してくれるソフトもあるため、導入を考えている会社は多いのではないでしょうか。
本記事では、給与計算ソフトの機能や種類、３つのメリットについてご紹介します。

給与計算ソフトの機能

給与計算ソフトは主に、「自動計算」「給与明細閲覧」「勤怠管理」「バージョンアップ」の4つの機能があります。

自動計算機能

勤怠情報から計算式を設定することで各種手当の自動計算が可能です。
月次計算だけでなく賞与計算を行うこともできます。

給与明細閲覧機能

パソコンから給与明細を閲覧できるため、印刷不要でペーパーレス化を実現できます。過去の給与明細もいつでも確認でき、PDFで印刷も可能です。

勤怠管理機能

給与計算ソフトには、勤怠管理機能を搭載したものもあり、システムを切り替えるだけで必要な勤怠データを抽出できます。従業員情報の出力・残業手当・休日出勤情報などの勤怠業務の抜け漏れがなく、業務の効率化につながります。

バージョンアップ機能

バージョンアップ機能があるソフトの場合、法律の改正に合わせて所得税・住民税・社会保険料・労働保険料が自動で計算できます。
従来は手作業で行っていましたが、料率・税率を自動更新できるため、作業の効率化が可能です。

給与計算ソフトの種類

給与計算ソフトの種類には主に「人事給与型」「ERP型」「給与計算特化型」の3種類があります。

人事給与型

人事給与型は給与計算と人事労務が一緒になったタイプです。リアルタイムで労働時間・残業時間・深夜労働・休日出勤の把握ができるため、ミスを防ぎ作業時間を大幅に削減できます。面倒な年末調整に関する作業時間も半分以下に減らすことが可能です。

ERP型

ERP型は企業の基幹業務を統合的に管理できるタイプです。人事管理・勤怠管理・財務会計・販売在庫までカバーできるソフトもあり、社内の制度変更や運用変更にもスピーディに対応することが可能です。

給与計算特化型

給与計算特化型は導入や設定が容易なためシステム初心者でも簡単に対応でき、コストも低く導入できます。
社会保険の処理や年末調整・マイナンバー管理・給与明細書の作成までスムーズに処理することができます。

給与計算ソフト以外の方法

給与計算ソフト以外を利用せずに計算するには、Excelで給与計算したり、社会保険労務士へ依頼したりする方法があります。

Excelで給与計算

Excelでの給与計算はコストを削減することができますが、すべての作業が手動になるため人的ミスのリスクがあります。法改正についても漏れなくチェックする必要があり、計算式の変更に手間と労力がかかります。

社会保険労務士への依頼

給与計算を社会保険労務士へ依頼する方法もあります。費用相場は2～6万円と高く、社員数が多くなるとその分費用がかかります。法改正にも問題なく対応可能ですが、給与計算ソフトを導入するよりコストが高くなるでしょう。

給与計算ソフトの導入メリット３選

１．人件費の削減

給与計算ソフトを導入することで、多岐にわたる計算業務を一元的に実施し、自動化できるため、専門知識がなくても簡単に入力することができ、経理担当者の業務を効率化することができます。
毎月の締日に業務が集中しがちな給与計算業務ですが、勤怠管理と連携することで、リアルタイムに給与が計上されるため、業務の平準化にもつながり、人件費も抑えることができます。

２．法令改正への対応

一番のメリットといっても良いのが法改正への対応です。
社会保険や税制改正など法令改正は頻繁に起こり複雑なことが多いため、手動で計算式へ反映させることはかなりの労力となります。
自動的に対応してくれるソフトの場合、税制改正による源泉所得税率の変更や、厚生年金の保険料率の変更などがあった場合でも適応漏れすることがないため安心です。

３．雇用形態の多様化や頻繁な入れ替わりへの対応

最近は特に、正社員、契約社員、アルバイト、パート、派遣社員、雇用保険が適用されない役員、残業代の扱いが異なる管理職…など、給与規定が異なる従業員が混在するのが一般的となりました。
今後も勤務形態はさらに多様化する傾向にあり、人員の入れ替わりも頻繁に起こる企業が多くなります。
給与計算ソフトは雇用形態・労働契約に合わせたフォームを個人別にカスタマイズすることができ、計算方式の設定を保存しておけば、雇用時や昇給等の変更があった時にすばやく個人データが作成できるのも大きな魅力です。

まとめ

給与計算ソフトを導入することで、人件費の削減や法改正への対応、多様な雇用形態への対応などメリットが多くあります。業務を効率化することで本業に専念できるため、業務負荷を抱えている方は導入を検討してみてはいかがでしょうか。