給与明細は、基本給のほか、通勤手当などの各種手当、控除される社会保険料や税金の内訳を記載する書類です。給与支給明細書や給与支払明細書などとも呼ばれ、賃金の支払日までに会社から従業員に交付する必要があります。
この記事では、給与明細に記載すべき項目や作成の手順について詳しく解説します。

給与明細に記載すべき項目

給与明細を作成するにあたって、記載する項目は下記のとおりです。

勤怠

出勤や欠勤日数、特別休暇や有給休暇を取得した日数のほか、残業時間や休日・深夜勤務時間なども含めた実働時間を記載します。

総支給額

基本給に加え、残業・休日出勤手当、住宅・通勤手当など、各種手当が記載されます。

控除額

健康保険（介護保険）・厚生年金・雇用保険料など、給与から天引きされる社会保険料や税金（住民税・所得税など）の内訳を記載します。

差引支給額（口座振込金額）

支給額から控除額を差し引いた額を記載します。

「総支給額」は「額面」、「差引支給額」は「手取り」と一般的に呼ばれるものです。

給与明細の作成に必要なもの

給与明細の支給や控除に関する項目を埋めるためには、勤怠情報のとりまとめに加え、健康保険料や厚生年金保険料、雇用保険料の計算などが必要です。

給与明細を作成するために必要な書類やデータは以下のとおりです。

勤怠記録

従業員の勤怠情報がわかるものであれば形式は何でも問題ありません。給与計算システムと連携できる勤怠管理システムであれば、勤怠記録を自動的に給与計算に反映できます。

健康保険・厚生年金保険被保険者標準報酬決定通知書

健康保険料や厚生年金保険料を計算する際に必要な書類です。
事前に「健康保険・厚生年金保険　被保険者法相月額算定基礎届」を作成し、年金事務所へ届け出る必要があります。

住民税課税決定通知書

前年の所得から算出された住民税の金額を通知する書類です。
地方自治体へ給与支払報告書を提出することで、住民税課税決定通知書が送付されます。

健康保険と厚生年金保険の保険料額表

健康保険料率または厚生年金保険料率、等級などが記載された表で、健康保険や厚生年金保険の保険料を求めるために必要です。事業所の所在地や健康保険組合によって異なるため、HPなどで確認が必要です。

雇用保険料率表

雇用保険料の算出に必要です。雇用保険料率は事業の種類によって異なり、毎年見直しが行われるため、必ず最新の雇用保険料率表を確認しましょう。

給与所得の源泉徴収税額表

所得税の算出に必要です。社会保険料等控除後の給与等の金額と扶養親族等の数が交わる部分の税額を参照します。税額が変わる場合もあるため、常に最新情報を確認するようにしましょう。

給与明細の作成手順

１．勤務時間を集計

タイムカードなどの勤怠の情報から、実際の労働時間や残業時間を集計します。休日出勤した日数や深夜残業などの時間も集計します。

２．残業手当・各種手当を計算

集計した勤務時間の普通残業時間・深夜残業時間・休日残業時間を元に残業手当を計算します。また各種手当（通勤手当や役職手当、資格手当など）についても、会社ごとの規定に則り計算しておきましょう。

３．総支給額を計算

「基本給＋残業手当＋各種手当（通勤手当や役職手当、資格手当など）」で算出された金額が総支給額です。額面金額を意味し、会社から支給されるお金の総額のことです。

４．控除額を計算

「社会保険料（健康保険・厚生年金保険・介護保険・雇用保険）＋税金（所得税・住民税）」で計算します。それぞれ決められた計算式によって導き出しましょう。

控除項目について詳しく知りたい方はこちらの記事を参考にしてください。

＞＞手取りと額面の違いとは？給料から引かれる項目・計算方法について解説！

５．差引支給額を計算

差引支給額は「総支給額－控除金額」で導かれます。計算自体は簡単ですが、今まで求めた金額に間違いがないように確認しましょう。

給与明細書の作成例

給与明細書には国が定めたテンプレートなどは存在しないため、各企業が独自に定めた形式で作成します。上記の図はエクセル等で作成したイメージです。

エクセルなどのテンプレートを利用して手計算を行う場合は、ダブルチェック体制を構築するなどして計算ミスや入力漏れのないようにしましょう。

給与計算ソフトと連携した場合は、計算ミスや入力ミスも防ぐことができ、メール送信できる機能が付いていれば印刷コストも削減できます。
過去データの閲覧や時間や場所にとらわれずに給与明細の確認ができるため、従業員にとっても大きなメリットといえるでしょう。

まとめ

給与明細は作成自体難しいものではありませんが、従業員に支給額の根拠を明示する重要な書類なため、なるべく工数を減らし、ミスが発生することのないよう注意が必要です。
法令や制度も頻繁に改正があるため、その内容を正しく把握し、実際の給与計算に反映させていく作業は、｢給与計算｣を担当される方の大きな負担となっています。
労務担当者の負担軽減とヒューマンエラーの解消を実現するためには、給与計算システムを導入することがおすすめです。
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