最近あちこちでよく耳にする「マイナンバー制度」。開始予定まで1年を切り、CMの影響もあってか、急速に関心が高まりつつあります。

個人に限らず法人に対しても番号が割り振られることもあり、プライベートでもビジネスでも避けて通れない存在です。

国を挙げた大がかりな制度のため、各会社の社長をはじめ総務、人事、経理担当者は、マイナンバー導入における変更点や問題点、今後行うべきことに対し不安に感じていることも多いでしょう。

そこで今回は、マイナンバー制度の導入により想定される変更点や、今後の給与計算業務について説明します。

マイナンバー制度とは

まずは、マイナンバー制度の概要と、個人が行うべき内容について説明します。

マイナンバー制度は、すべての個人に対し12桁の番号が割り振られ、さまざまな場面の手続きにおいて利用される制度です。番号を国で統一することにより、これまで複数の行政機関で割り当てていた番号を統一し、それぞれが保管していた個人情報を間違えることなく正確に連携させ、行政での手続きを簡素化することが可能になります。

個人番号

平成27年10月に、国民一人ひとりにマイナンバー（個人番号）が記載された「通知カード」が届きます。通知カードには、氏名、住所、生年月日、性別、個人番号が記載されているので、自分の情報に間違いがないか確認します。
通知カードと同時に、個人番号カードを発行するための「申請書」が届きます。この申請書を平成28年1月以降に市町村に提出すれば「個人番号カード」が交付されます。個人番号カードとは、氏名、住所、生年月日、性別、顔写真、個人番号が記載されたICチップが付属したカードのことです。

翌年1月より社会保障、税、災害対策に関する行政手続きでのマイナンバー利用が開始されます。

法人番号

法人番号とは、1つの法人等（国の機関・地方公共団体などを含む）について1つ与えられる番号で、書面にて通知されます。法人番号は対外的に公表されるものであり、会社名、所在地、法人番号の検索が可能です。
法人番号を取得するためには、届出書と法人の証明となる定款等の書類をあわせて国税庁に提出する必要があります。

マイナンバーにより発生する業務

マイナンバー制度の導入により影響が予想される給与計算に係る業務は以下のとおりです。

個人番号

個人番号の把握が必要となる対象者は、会社で働く全ての従業員です。正社員のみならず、パート・アルバイト社員も含まれます。また、従業員の扶養親族の番号も必要となり、番号管理の対象者の範囲はかなり広いです。
個人番号の把握にあたりまず必要なことは、従業員への「個人番号の利用目的の明示」です。これは、社内におけるどのような業務で個人番号を利用するのかを事前に従業員に対し知らせなければならない、という意味があります。

つまり、事前に利用目的についての整理をしておくことが必須となります。

また、番号を取得する際に本人確認を行う必要があることに加え、従業員が退職した場合、一定期間をおいたうえで番号の破棄を行うなど、人の入退社に係る雇用・人事管理部門での徹底管理が求められるため、管理体制を徹底しておきましょう。
個人番号管理のポイントとしては、

番号の取得もれを避ける

必ず全ての従業員の本人確認を行う

番号の漏えい防止策を取る

明示した利用目的以外での番号利用を行わない

退職した従業員の番号破棄を徹底

が、挙げられます。

法人番号

法人番号の把握が必要となる対象者は、自社に加え取引先の法人番号も含まれます。
法人税申告の際などは、売掛金・買掛金の内訳に企業名と番号を記載する必要が想定されます。
また、税務関係・社会保険関係の帳票に自社の法人番号を記載する必要が出るため、記載が必要となる書類を事前に把握しておきましょう。

給与計算業務への影響

次に、従業員からマイナンバーの情報を収集した後に影響が出ると予測される給与計算における業務の変更点について説明します。

まず、労働保険（雇用保険・労災保険）、社会保険（健康保険・介護保険・厚生年金保険）における被保険者の資格取得、喪失を始めとした各種届出には、すべてマイナンバーの記載が必要です。また、税務署や市区町村などに提出する法定調書（源泉徴収票など）にもマイナンバーの追記をしなければなりません。

給与計算において、専用の給与ソフトを導入している会社の場合は、事前にマイナンバーに関する機能を改定・改善したバージョンアップを適用することで、届出書や法定調書などのデータに自動的にマイナンバー項目が追加されることとなるため対応が可能です。ただし、自社開発ソフトやエクセルなどで給与の管理をしている会社は、事前にマイナンバー変更における影響を把握し、対応策を取っておく必要があります。

まとめ

マイナンバーについて最も考慮すべき点は、利用範囲が国で厳しく定められているということです。マイナンバーの利用は「税と社会保障、および災害発生時に必要が生じた場合」に限られています。例えば「分かりやすいように、マイナンバーを社員番号にしよう」ということは違反となり、罰則の対象となるため注意が必要です。