今回は入社時と退社時の手続きについてご説明します。

もし何かに迷ったらこれを参考にして下さい。

そもそも従業員を採用した場合、および従業員が退職した場合は、労働基準法、労働保険法、社会保険法の法律で手続きが必要になってきます。まずは入社、退社時には何か書類を提出しなければと感じることができれば、あとは手続きだけなので簡単にできてしまいます。 

そこでまず初めに入社時の手続きについてご説明します。

まず採用するにあたり社内では、内定通知や、会社とその採用になった方との雇用契約書、また採用者に提出してもらわなければならない住民票などの書類を準備してもらうよう連絡します。住民票は委任状がある場合を除き本人が取得することが必要なので事前にお知らせしておかなければいけません。

つまり企業は採用通知等を準備する必要があります。

では本題に入りましょう。

労働基準法上の必要な手続きとは何があるのでしょうか。これが労働保険へとつながっていきます。

まず労働者名簿と賃金台帳を作成する必要があります。

 労働者名簿とは、従業員の氏名、生年月日、住所等の記載が必要で、職業の業種、例えば事務職であったりその記載が必要で、さらにいつ新入社員として採用したのか、その採用年月日の記載も必要です。これとは逆に退社した場合であれば、退社理由と退社をした年月日を、また退社以外にももし従業員がなくなったという場合は、その死亡した年月日と死亡理由が必要になってきます。

その場合であっても年月日は必須項目になります。これを間違うと社会保険の場合は、資格取得および資格喪失の届の年月日が変わるので注意が必要です。 次に賃金台帳についてご説明します。

賃金台帳には従業員の氏名、性別、給与の内訳、例えば基本給与とその他手当てがある場合はそれを、そしてそれぞれの金額の記載が必要になります。

また、その基礎となる賃金の計算期間、および就業時間と就業日数が必要になってきます。もちろん、この手当というものには深夜手当や残業手当が含まれるため虚偽の記載は労働基準監督署の調査対象になるので気を付ける必要があります。

この労働者名簿と賃金台帳については、入社時に会社が作成する必要があり、また３年間の保管義務が課せられています。現在、すでに退職していないからと言って３年経過していない賃金台帳を処分することのないようにする必要があります。

このように会社で保管しなければいけないものもありますが、入社や退社の際には労働保険の手続きもする必要があります。労働保険の手続きは年度当初に概算で申告、そして納付を行います。

そして翌年度に、前年度分の労働保険の差額を合わせて納付するという制度になっています。これが一般的に言われている年度更新と呼ばれるもので、通常であれば、６月１日から、７月１０日までにこの手続きを行うことになっています。

従業員から徴収する雇用保険料は、社会保険料と異なり、一番初めに支給される給与から徴収する必要があります。また社会保険料は通常翌月支給時に徴収することになります。これが法定通りと言われている徴収方法です。雇用保険料は、最初に支給される給与の額に保険料率である１０００分の４をかけるだけなので、特別難しい計算ではありません。

また、退社をされた場合でも、最後の給与から雇用保険料を徴収する必要があります。もし月の途中などで退社し、給与に雇用保険料率をかけ、その分を控除した際に、マイナスになるようなことがあれば、それは退職者から別途不足分を徴収するか、いったん給与を全額支給し、改めて退職者から該当する雇用保険料を徴収するかという方法になります。

入社とは違い退社の場合は給与を支給する際には本人がいない可能性が非常に高いので、その点においては念入りに退職者と確認しておく必要があります。

もちろん月末で退社される場合は、通常通りの給与計算ができると予測されるので、それまで支給していた方法と同じように給与から控除することで問題はありません。

このように労働保険料の計算は難しいものではありません。入社した場合は入社した最初の給与から徴収、退職する場合は、一番最後の給与から徴収というように給与が発生している限りはそれに合わせて徴収するという風に覚えておけばまず間違いはないといえます。

また、本人負担分も、性別や年齢によって料率が変わることはないので一律１０００分の４をかけた金額を控除すればいいだけのものとなっています。初めて経理の仕事に就いた人が給与計算を行う際に一番簡単な初めての仕事がこの労働保険の届け出だといわれています。まず自分の分を提出することで覚えることができるからです。

入社日はある程度コントロールできても退社日は入社と同じようにはいかないものです。月の途中で退社が発生したからと言って慌てることなく、訂正な労働保険料の計算を行うようにしなければいけません。