賃金台帳とは、従業員へ支払う給与を計算するために必要な項目や賃金の額などを記録する帳簿のことです。
労働基準法により、事業主に対して作成・保存が義務付けられています。
この記事では、賃金台帳の書き方や効率の良い管理方法などについてご紹介します。

賃金台帳とは

賃金台帳とは、労働基準法によって定められている「法定三帳簿」の1つです。

法定三帳簿

• 労働者名簿
• 出勤簿
• 賃金台帳

従業員に支払う賃金の詳細や支払い状況、勤務時間を記載した帳簿のことで、労働基準法第108条により、従業員を雇用する全ての事業主に対して作成・保存が義務付けられております。
記載する内容や記載しなければならない従業員の範囲、保管期限なども法律で定められているので、記載項目を正確に把握して記載しなければなりません。

作成する対象者は？

賃金台帳を作成する対象は、事業所で働く全ての従業員です。
パートやアルバイトはもちろん、雇用期間が1カ月未満の日雇労働者も対象者です。
出向者に関しては、賃金負担割合に関係なく、出向元と出向先の双方で作成・保存します。

役員も、「従業員としての立場」も併せ持っているため、賃金台帳の作成が必要となります。また、役員報酬がゼロでない限り「健康保険や厚生年金保険の被保険者となる」ことから、保険料の控除額を記録する意味でも、賃金台帳を作成するのが望ましいとされています。
個人事業主の場合は従業員を一人でも雇用する場合、賃金台帳を作成しなければなりません。

給与明細との違いは？

賃金台帳と似た書類に「給与明細」があります。
給与明細とは、給与の支払額や控除額をまとめて記載した通知書のことで、従業員に支払われる給与や手当の他に、健康保険料や所得税など控除の金額と勤怠情報が記載されています。
給与明細には、賃金台帳に記載が義務付けられている法定項目のすべて満たしていない場合が多いため、基本的には両方作成することとなります。

賃金台帳の保存期間は？

賃金台帳の保存期間は、原則5年間です。
以前は3年間でしたが、2020年の改正労働基準法の施行にともない賃金台帳の保存期限は5年間に延長されました。

電子画像情報を正確に記録し、必要な情報をすぐに印刷できる状態であれば、電子保存が認められています。
「故意や過失による消去、書き換え、および混同ができないようにする」「記録した日付や時刻などの情報も同一の電子媒体に記録する」など、取り扱いには一定の条件があるため、注意しましょう。

賃金台帳の書き方

賃金台帳の書式

賃金台帳の書式は特に決まっておらず、必須事項の記載を確認できればよいとされています。
厚生労働省のホームページでは、基本様式として以下2種類のテンプレートが紹介されています。

• 賃金台帳（常用労働者）
• 賃金台帳（日々雇い入れられる者）

参考：厚生労働省｜労働基準監督署に申請または届出する場合に使う様式

厚生労働省東京労働局のサイトにはExcelデータもあるため、活用することができますが、印刷の上利用することを前提としているものが多く、自動計算などの機能はついていないことに注意が必要です。

賃金台帳の記載事項

労働基準法施行規則第54条により、賃金台帳には以下の10項目を記載することが定められています。

1. 労働者氏名
2. 性別
3. 賃金の計算期間
4. 労働日数
5. 労働時間数
6. 時間外労働数
7. 深夜労働時間数
8. 休日労働時間数
9. 基本給や手当等の種類と額
10. 控除項目と額

1.労働者氏名

従業員の氏名を記入します。正社員はもちろん、パートやアルバイト、日雇いスタッフなども含めたすべての従業員が対象となるため注意しましょう。

2.性別

従業員の性別も記載すべき項目のひとつです。

3.賃金の計算期間

賃金計算期間とは給与計算の対象となる期間のことで、会社側が自由に決めることができます。
例えば、月末締めの場合は「4月1日〜4月30日」といった形式で記載します。
日雇いスタッフについては、記載する必要はありません。

4.労働日数

労働日数とは、賃金計算期間のうち、実際に出勤して働いた日数のことです。
勤怠表などを確認しながら間違いのないように記入しましょう。
休暇の取得日数や時間数についても、別途記載しておくとわかりやすいでしょう。

5.労働時間数

労働時間数とは、賃金計算期間のうち、実際に労働した時間を意味します。
労働日数と同様、タイムカードなどをチェックしながら正確に記載しましょう。

6.休日労働時間数

労働時間数のうち、休日労働に該当する時間を記入します。

7.早出労働時間数

労働時間数のうち、早出労働に該当する時間を記入します。

8.深夜労働時間数

労働時間数のうち、深夜労働に該当する時間を記入します。

9.基本給や手当等の種類と額

賃金台帳には、基本給と手当を分けて記載しなければなりません。
基本給の欄には、総額ではなく、各種の手当を含まない給与額を記入しましょう。

通勤手当や役職手当、地域手当などがある場合は、それぞれ別の欄に記載します。
毎月の給与とは別に、賞与や一時金などがあるときは、それぞれの金額を記入しましょう。

手当の例）
役職手当
時間外手当
固定残業手当
住宅手当
皆勤手当
資格手当
家族手当
昼食手当
通勤手当（非課税）

10.控除項目と額

控除項目の欄には、所得税、住民税など、給与から控除されるものとその金額を記載しましょう。
親睦会費など、独自のルールを設定して控除している費用がある場合は、その金額も忘れずに記入しなければなりません。

控除の例）
所得税
健康保険料
厚生年金保険料
雇用保険料
労働組合費

給与明細との大きな違いは、労働時間数を内訳ごとに細かく記載する点です。
これは、労務管理が正しく行われており、それに基づいて正しく残業代を支払っているということを示すためにもとても重要な記録であり、法律により記載が求められている内容です。

賃金台帳のエクセル管理はもう古い？！

従来は多くの会社が賃金台帳をエクセルにより管理をしていました。
実際に、現在でもエクセルでの賃金台帳を推奨する記事がたくさんありますし、労働局もエクセルでの様式を配布しています。

手書きで作成していた賃金台帳を印刷するためにエクセルに入力することから、賃金台帳のエクセル化が始まったと考えられます。当時は手書きのものをきれいに印刷し、そして電子データで保存できるということで最も良い方法だったことでしょう。

しかし、賃金台帳のエクセル管理には以下のようなデメリットがあります。

エクセル管理5つのデメリット

1.個人情報流出の危険性がある

エクセルはデータのコピーが簡単にできてしまうため、流出の危険性があります。
また、万が一コンピュータウイルスに感染するとパソコン内のデータが全て暗号化されてしまい、高額な金額を支払わなければ解除できないというケースも起こり得ます。

2.編集や更新に手間がかかる

エクセルは1人しかマスターデータを開けないため、同時編集などができず、従業員が多い場合は作業効率が下がってしまいます。
また、計算式などを組み込んでいる場合は変更時にマスターデータの入れ替えなどが発生し、エクセルに詳しくないと間違えやすいといったデメリットもあります。
万が一更新できていなかったり計算式を間違えてしまうと給料に影響するため、かなり慎重に行う必要があります。

3.料率変更や法改正に随時対応する必要がある

料率変更時や法改正は頻繁にあるため、随時情報をチェックし、改訂し続ける必要があります。
計算式や料率の入れ替え作業などはエクセルにある程度詳しくなければ難しく、担当者が変わるとできなくなるというリスクもあるでしょう。

このようにデメリットは意外と多く、計算式を組み込んだエクセルテンプレートを利用するのは時代遅れと言えるでしょう。

効率の良い賃金台帳の管理方法は？

では、どのような賃金台帳であれば効率的に業務ができるようになるのでしょうか。
法律で定められている重要な文書でもあるので間違いがあってはいけませんし、あまり時間がかかり管理が煩雑になるのも避けたいですよね。

以下のような賃金台帳管理であれば業務効率化がかなり進むはずです。

• 控除などの計算は自動で行われ、かつ給与明細も同時に作成できる
• 毎年自動で内容がアップデートされ、意識しなくてもよいのが良い
• 従業員数が増えても大変にならない

エクセルの関数に詳しい方であれば、エクセルでもできなくはないのですが、いつかは後任者に引き継ぐ可能性などを考えるとエクセルなどのIT知識がなくても、そして税務関連の知識がなくてもきちんと帳簿を作れるような仕組みが理想ではないでしょうか。

実は給与計算ソフトを使うとそのあたりを全て解決して、業務を効率化することができるのです。
最近は無料で使える給与計算ソフトも増えてきましたので、活用してみるのも良いでしょう。
今まで手作業で行っていた業務や、エクセルと格闘していた時間が嘘みたいに効率化するので感動すると思います。

まとめ

この記事では、賃金台帳の書き方や効率の良い管理方法についてご紹介しましたがいかがでしたでしょうか。
賃金台帳の保存は法律で義務化されている以上、必ず対応しなければいけない業務です。
毎月発生する業務のため、数分でも短縮できると他業務に手を回せるため効率的でしょう。
何より料率変更や法改正にも対応している点は大きなメリットといえるのではないでしょうか。

Paybookでも現役税理士事務所が監修している給与計算サービスを提供しており、保険料や年金の料率変更に随時対応しています。
「最短3分で完了」が可能な操作性を追求し、ユーザー体験を重視した設計を施しているため、給与計算の手間を大幅に削減することができます。
給与明細送信機能や賃金台帳ダウンロードにも対応しているため、検討している方は是非一度お問い合わせください。